Strona główna -> Funkcje call center -> Konferencja przez telefon

Konferencja przez telefon

Konferencja telefoniczna w otoCallCenter to szybki sposób na spotkanie głosowe bez wideolinków i bez instalowania aplikacji. Uczestnicy dzwonią na numer pokoju konferencyjnego, wpisują PIN i dołączają do rozmowy z dowolnego telefonu – komórki, telefonu IP, zwykłego stacjonarnego lub softphone’a.

To funkcja szczególnie przydatna wtedy, gdy liczy się niezawodność i dostępność: krótkie odprawy zespołu, statusy zmianowe, eskalacje trudnych spraw, rozmowy z klientem oraz sytuacje, w których część osób ma ograniczony internet albo może rozmawiać tylko „głosem”.

Dobra praktyka: zacznij od najprostszego wdrożenia (1 numer + podstawowy scenariusz obsługi), a potem dodawaj elementy dodatkowe – takie jak konferencje.

Załóż konto Zobacz pakiety #10 i #30

Wirtualny pokój konferencyjny w Twoim systemie

Po założeniu konta tworzysz pokój konferencyjny w panelu, a system przypisuje mu numer stacjonarny oraz kod PIN. Od tego momentu każdy, kto zadzwoni na ten numer i poda PIN, dołączy do spotkania.

do jednego pokoju może dołączyć jednocześnie około 20 osób – wystarczająco na większość spotkań zespołów i konsultacji;
uczestnicy łączą się z dowolnej sieci i z dowolnego urządzenia – bez logowania i bez „problemów z linkiem”;
z poziomu panelu możesz zapraszać uczestników „na klik” – system sam wykona połączenia na wskazane numery i dołączy je do pokoju;
konferencja jest częścią Twojego środowiska obsługi połączeń, więc działa spójnie z innymi funkcjami (numery, historia połączeń), a w razie potrzeby także z nagrywaniem rozmów.

W praktyce konferencja najczęściej działa jako narzędzie operacyjne: szybka odprawa, eskalacja sprawy, omówienie rozmowy, ustalenie planu działania – bez narzędzi zewnętrznych.

Jak działa konferencja przez telefon w praktyce?

Po założeniu konta tworzysz pokój konferencyjny i nadajesz mu nazwę (np. „Zarząd”, „Projekt X”, „Sprzedaż – odprawa”).
Przypisujesz do pokoju numer miejski (numer z pakietu lub dodatkowy numer).
Ustawiasz kod PIN oraz uprawnienia do zarządzania konferencją.
Wysyłasz uczestnikom informacje: numer pokoju + PIN + godzina spotkania.
Jeśli chcesz, z panelu wybierasz numery uczestników, a system sam do nich dzwoni i dołącza do rozmowy.
Gdy masz aktywne nagrywanie rozmów, możesz nagrywać także konferencje i odsłuchiwać je później (zgodnie z uprawnieniami).

Całość ustawiasz samodzielnie – bez dodatkowego sprzętu i bez angażowania działu IT.

Jak firmy wykorzystują konferencje przez telefon?

Telekonferencja jest praktyczna wtedy, gdy trzeba szybko połączyć kilka osób, a część uczestników ma tylko zwykły telefon. Najczęstsze scenariusze:

Kancelaria prawna / biuro rachunkowe

narady zespołu oraz szybkie konsultacje spraw,
rozmowy z klientem i doradcami bez „wideoinfrastruktury”,
możliwość nagrania ustaleń (jeśli włączysz nagrywanie).

Przychodnia / medycyna

telekonsylia i konsultacje kilku specjalistów,
odprawy dyżurów i szybkie uzgodnienia organizacyjne,
połączenie kilku osób „tu i teraz”, nawet gdy ktoś ma tylko telefon.

E-commerce / zespoły sprzedaży

statusy sprzedażowe w rozproszonym zespole,
spotkania z partnerami i podwykonawcami bez aplikacji,
koordynacja działań w „gorących” momentach (sezon, kampania).

IT, logistyka, zarząd rozproszony

szybkie „incident calls” przy awariach i kryzysach,
koordynacja dyspozytorów i ekip terenowych,
spotkania osób z kilku lokalizacji bez względu na sprzęt.

W wielu firmach konferencja telefoniczna jest po prostu planem B dla wideokonferencji: działa zawsze, bo wymaga tylko telefonu.

Jak założyć pokój konferencyjny?

Najpierw załóż konto. Po rejestracji utworzysz pokój konferencyjny w panelu w kilku krokach:

Przejdź do zakładki Konferencje → Dodaj konferencję.
W kroku 1 podaj nazwę pokoju i kliknij Dalej.
W kroku 2 przypisz numer, na który będą dzwonili uczestnicy (numer z pakietu lub dodatkowy numer).
W kroku 3 wskaż użytkowników uprawnionych do zarządzania konferencją.
W kroku 4 wybierz konto, przez które system będzie „dzwonił po uczestników” oraz ustaw zabezpieczający kod PIN.

Po zapisaniu ustawień pokój jest gotowy – możesz przesłać numer i PIN uczestnikom lub zapraszać ich bezpośrednio z poziomu panelu.

Koszty konferencji telefonicznych

Koszty zależą od tego, kto do kogo dzwoni i w jaki sposób łączysz uczestników.

połączenia wewnątrz środowiska otoCallCenter są bezpłatne;
jeśli zapraszasz uczestników z panelu, koszt połączeń jest naliczany jak standardowe połączenia wychodzące (zgodnie z cennikiem minutowym);
gdy uczestnik sam dzwoni na numer pokoju, rozlicza to u swojego operatora (połączenie na numer stacjonarny);
dodatkowy numer stacjonarny (np. tylko do telekonferencji) to jednorazowo 20 zł netto – bez abonamentu – jak w MultiNumerze.

Szczegóły pakietów znajdziesz w cenniku.

Najczęstsze pytania o konferencje przez telefon

Ile osób może jednocześnie uczestniczyć w konferencji?

Standardowo w jednym pokoju może rozmawiać jednocześnie około 20 uczestników. To wystarcza do większości spotkań zespołów i konsultacji.

Czy uczestnicy muszą instalować aplikacje?

Nie. Wystarczy telefon. Uczestnik dzwoni na numer pokoju i wpisuje PIN.

Czy mogę nagrywać telekonferencje?

Tak – jeśli masz włączone nagrywanie rozmów, możesz nagrywać również konferencje. Nagrania są dostępne w panelu (zgodnie z uprawnieniami).

Czy mogę utworzyć kilka pokojów konferencyjnych?

Tak. Możesz mieć kilka pokojów (np. zarząd, sprzedaż, wsparcie). Każdy pokój ma własny numer i PIN, więc spotkania nie „mieszają się” ze sobą.

Zobacz także

Konferencje dobrze uzupełniają funkcje call center:

Call center – gdy obsługujesz większy ruch i pracę wielu konsultantów.
Kolejka połączeń – porządek w szczytach i mniej „zajęte”.
Nagrywanie rozmów – archiwum ustaleń i materiał szkoleniowy.
Integracja przez API – jeśli łączysz telekomunikację z CRM/helpdesk.

Chcesz prowadzić spotkania bez aplikacji i bez linków?

Załóż konto w usłudze otoCallCenter, utwórz pokój konferencyjny i prowadź telekonferencje z zespołem lub klientami z dowolnego telefonu – szybko i niezawodnie.