Faks internetowy w call center (dodatek)
Faks internetowy to dodatek – call center działa niezależnie od faksu. Jeśli jednak musisz utrzymać numer faksu w procesach (medycyna, kancelarie, administracja, logistyka), w usłudze otoCallCenter odbierasz i wysyłasz faksy bez urządzenia, papieru i tonera.
Dokumenty trafiają jako PDF na e-mail (do jednej lub wielu osób), więc masz do nich dostęp z biura, domu i w trasie – tak samo jak do komunikacji w zespole i obsługi klienta.
Benefit: dokumenty nie “leżą na wydruku” – trafiają od razu do właściwych osób i dają porządek w obiegu.
Jak działa faks internetowy?
Otrzymujesz numer faksowy. Każdy dokument wysłany na ten numer zamieniamy na PDF i dostarczamy:
- na wskazane adresy e-mail (możesz dodać kilku odbiorców),
- do archiwum dokumentów w systemie (dla użytkowników, którzy mają konto),
- opcjonalnie – do systemów firmowych przez Web Services API dla faksu.
Wysyłka działa równie wygodnie – możesz wysłać faks:
- z poziomu panelu (web2fax),
- przez e-mail (email2fax),
- automatycznie z systemów firmowych (fax API).
W praktyce faks staje się “kanałem dokumentów” obok telefonu: numer faksu możesz przypisać do procesu tak samo, jak numery działów, IVR czy kolejki połączeń.
Dlaczego firmy nadal korzystają z faksu?
W części branż faks bywa nadal “kanałem formalnym” w procedurach. Zamiast utrzymywać urządzenie w sekretariacie, przenosisz faks do chmury i zachowujesz ciągłość procesów:
- Bez awarii sprzętu – koniec z zacięciami, brakiem papieru i tonerem.
- Dostęp z dowolnego miejsca – dokument odbierasz jak e-mail, także w pracy zdalnej.
- Archiwizacja – PDF łatwiej opisać, wyszukać i przypisać do sprawy/klienta.
- Kontrola dostępu – dokument trafia do wskazanych skrzynek, a nie “leży na wydruku”.
- Porządek w obiegu – kilka osób odbiera dokumenty równolegle, bez “wąskiego gardła”.
Benefit: mniej blokad w obiegu dokumentów i szybsze domykanie spraw.
Faks w procesie BOK (call center)
Jeśli Twoje call center obsługuje reklamacje, zwroty lub formalne zgłoszenia, faks bywa nadal spotykanym kanałem. Najczęściej wygląda to tak:
- klient/instytucja wysyła dokument na numer faksu,
- PDF trafia na e-mail działu (np. reklamacje) i do osób odpowiedzialnych,
- sprawę domykasz, a dokument masz od razu w archiwum mailowym/procesowym.
To dobrze łączy się z “flow” telefonu: IVR → kolejka → konsultant, a dokumenty trafiają prosto do właściwego procesu.
Przykładowe zastosowania faksu internetowego
Jeden numer faksowy może obsługiwać wiele procesów: dokumenty do urzędów, potwierdzenia, zlecenia, przesyłanie podpisanych formularzy. Przykłady:
Ochrona zdrowia i placówki medyczne
- odbiór dokumentów i zleceń od innych podmiotów,
- wysyłka potwierdzeń do instytucji i kontrahentów,
- PDF trafia do kilku odbiorców (np. rejestracja + administracja),
- archiwum spraw bez drukowania i skanowania.
Kancelarie i biura rachunkowe
- przesyłanie pism i załączników,
- odbiór podpisanych dokumentów od klientów,
- łatwe przekazywanie dokumentu dalej (bez kopiowania papieru),
- PDF można przypisać do sprawy i przechowywać w folderach.
Logistyka, produkcja, handel B2B
- zlecenia i potwierdzenia dostaw,
- specyfikacje, listy przewozowe, dokumenty magazynowe,
- jednoczesny dostęp dla handlowego, magazynu i księgowości,
- mniej “wąskich gardeł” w sekretariacie.
Administracja i instytucje
- kontakt z jednostkami, które nadal używają faksu,
- wspólny numer dla wydziału/projektu,
- obsługa także w trybie pracy zdalnej.
Jak uruchomić faks internetowy (checklista)
- Załóż konto (start od 1 numeru).
- Dobierz numer faksowy i ustaw odbiorców e-mail (może być kilka osób/dział).
- Ustal proces: gdzie trafiają dokumenty (BOK/reklamacje/administracja) i jak je archiwizujesz.
- Test: wyślij próbny faks i sprawdź PDF na e-mailu.
Benefit: wdrażasz faks bez sprzętu i od razu osadzasz go w procesie firmy.
Wskazówka: jeśli strona “Lista numerów” chwilowo nie działa, numer dobierzesz po rejestracji.
Koszty faksu internetowego
- Numer i obsługa faksu działają w ramach usługi (w zależności od konfiguracji i limitów numerów).
- Wysyłka faksów jest rozliczana jak połączenia na numery, na które wysyłasz dokument (minutowo).
- Szczegóły znajdziesz w cenniku oraz cenniku połączeń.
Automatyczna wysyłka faksów przez Web Services API
Jeśli faks jest elementem procesu (np. potwierdzenia, dokumenty do wielu odbiorców), możesz zautomatyzować wysyłkę przez Web Services API i raportować statusy do systemu.
- wysyłka faksów bezpośrednio z systemu (np. faktury, zamówienia, raporty),
- wysyłka jednego dokumentu do wielu numerów,
- kontrola statusów wysyłek i logowanie w systemie.
Jeśli dodatkowo budujesz automatyzacje dla rozmów, zobacz: Integracja przez API (IVR API).
Najczęstsze pytania o faks internetowy
Czy potrzebuję urządzenia faksowego?
Nie. Faksy obsługujesz jako PDF na e-mail – bez drukowania i bez sprzętu.
Czy jeden numer faksu może trafiać do kilku osób?
Tak. Możesz dodać kilka adresów e-mail jako odbiorców, dzięki czemu dokument trafia od razu tam, gdzie powinien (np. księgowość + sekretariat).
Czym różni się fax API od IVR API?
Fax API dotyczy dokumentów (wysyłka/odbiór faksów). IVR API (Integracja przez API) dotyczy połączeń głosowych i scenariuszy rozmów w call center.
Zobacz także
- IVR / powitanie – standard obsługi numeru głównego.
- Kolejka połączeń – obsługa szczytów ruchu w BOK.
- Historia połączeń – porządek w oddzwanianiu i rozliczalność.
- Integracja przez API – automatyzacje rozmów i routing na podstawie danych.
Uruchom call center w chmurze (IVR + kolejka)
Załóż konto (start od 1 numeru), a potem – jeśli potrzebujesz – dodaj faks internetowy jako kanał dokumentów: PDF na e-mail, bez urządzenia w biurze.
Załóż konto Zobacz pakiety #10 i #30
Masz już konto? Ustawienia i testy wykonasz po zalogowaniu w panelu (dostęp po rejestracji).