Call center w motoryzacji (serwis, ASO, blacharnia, lakiernia)
W motoryzacji telefon spina cały dzień pracy: umawianie wizyt, pytania o dostępność części, aktualizacje statusu naprawy, szkody komunikacyjne oraz tematy związane z autem zastępczym. Kiedy wszystko wpada na jeden numer bez rozdzielenia tematów, zaczyna się efekt uboczny: “zajęte”, wielokrotne próby dodzwonienia i mnóstwo czasu straconego na przekazywanie rozmów bez pełnego kontekstu.
Call center w chmurze układa obsługę w prosty, powtarzalny proces: numer → wybór tematu (IVR) → kolejka → doradca. Klient trafia szybciej do właściwej ścieżki (rejestracja / części / szkody / status), a serwis zyskuje porządek w oddzwanianiu i lepszy obraz obciążenia zespołu.
Nie wiesz od czego zacząć? Uruchom jeden numer i prosty scenariusz (IVR → kolejka), a potem dopracuj szczegóły.
Co się psuje bez systemu
- Sygnał zajętości w godzinach porannych i w sezonach (wymiana opon, przeglądy).
- Mieszanka tematów: rejestracja, części, szkody, status — wszystko na jednej linii.
- Przełączanie rozmów „w ciemno” i powtarzanie historii przez klienta.
- Brak porządku w oddzwanianiu do nieodebranych połączeń.
- Po godzinach brak jasnej ścieżki (klient nie wie, co zrobić w pilnej sprawie).
Benefit: mniej utraconych połączeń i krótsza droga klienta do właściwego doradcy.
Co daje call center w motoryzacji
- Jeden numer dla klienta – spójny kontakt i profesjonalny standard obsługi.
- Podział spraw – IVR kieruje do rejestracji, części, szkód lub statusu.
- Kolejka zamiast „zajęte” – szczególnie przy umawianiu wizyt i w sezonach.
- Porządek w oddzwanianiu – historia połączeń jako lista spraw do odzyskania.
- Praca zespołowa – kilku doradców może obsługiwać jeden numer i jedną kolejkę.
Dzięki temu klienci szybciej uzyskują informacje, a zespół serwisu pracuje w przewidywalnym procesie obsługi rozmów.
Proponowany scenariusz (motoryzacja → konfiguracja)
1) IVR: szybki wybór tematu
- 1 – umów serwis / przegląd / diagnostyka
- 2 – części (dostępność, zamówienia)
- 3 – szkody (blacharnia-lakiernia, ubezpieczenia)
- 4 – status naprawy / auto zastępcze
Komunikaty ustawisz przez: Powitanie (komunikaty IVR).
2) Kolejka: gdy dzwoni “serią”
- kolejka połączeń do rejestracji (zwykle największy ruch),
- limit oczekiwania + jasny plan B,
- krótki komunikat w kolejce: “co przygotować”.
3) Po godzinach: plan B
- automatyczny scenariusz po godzinach i w weekendy,
- voice2email – klient zostawia wiadomość,
- dla pilnych szkód możesz ustawić dyżur przez przekierowanie.
4) Co przygotować (1 linia w komunikacie)
- do serwisu: VIN lub numer rejestracyjny,
- do statusu: numer zlecenia / nazwisko / data wizyty.
Benefit: mniej dopytywania w rozmowie i szybsze przekazanie sprawy do właściwej osoby.
Jak wygląda obsługa klienta – krok po kroku
- Klient dzwoni na główny numer serwisu.
- System odtwarza komunikat i podaje opcje IVR (serwis / części / szkody / status).
- Rejestracja i doradcy odbierają w biurze lub zdalnie (PC / telefon SIP / aplikacja).
- Gdy wszyscy są zajęci, połączenie trafia do kolejki, zamiast słyszeć „zajęte”.
- Po rozmowie masz porządek: wpis w historii połączeń i łatwe oddzwanianie.
Gdzie to działa najlepiej
Serwisy mechaniczne i ASO
- kolejka do rejestracji zamiast ciągłego “zajęte”,
- kilku doradców obsługujących jeden numer,
- oddzwanianie do nieodebranych na podstawie historii.
Blacharnie i lakiernie
- osobna ścieżka IVR dla szkód i napraw powypadkowych,
- przekazanie rozmowy do opiekuna szkody,
- porządek w rozmowach z klientami i ubezpieczycielami.
Warsztaty i sieci punktów
- jeden standard obsługi dla wielu lokalizacji,
- dodatkowe numery do kampanii i źródeł kontaktu (opcjonalnie: ExtraNumer),
- łatwiejsze zastępstwa w zespole.
Opcjonalnie (gdy się przydaje)
- Historia połączeń – codzienny “radar” nieodebranych i szybkie oddzwanianie.
- Nagrywanie rozmów (opcjonalnie) – ustalenia dot. zakresu naprawy/szkody i kontrola jakości.
- Integracja przez API (opcjonalnie) – powiązanie rozmów ze sprawą/klientem (CRM/Helpdesk).
Wdrożenie w 15–30 minut
- Załóż konto i uruchom numer.
- Ustaw komunikat i IVR: serwis / części / szkody / status.
- Dodaj kolejkę do rejestracji i stanowiska doradców.
- Po godzinach: komunikat + voice2email albo dyżur (jeśli potrzebujesz).
- Test: telefon → IVR → kolejka → wpis w historii połączeń.
Po rejestracji konfigurujesz wszystko w panelu: komunikaty, IVR, kolejki, stanowiska i scenariusze po godzinach.
FAQ (motoryzacja)
Czy klienci będą słyszeli zajętość?
Nie muszą — połączenia mogą trafić do kolejki, gdzie klient słyszy komunikaty i oczekuje na wolnego doradcę.
Czy kilku doradców może obsługiwać jeden numer?
Tak. Jeden numer może być obsługiwany przez wielu doradców jednocześnie — w biurze i zdalnie.
Co z połączeniami po godzinach pracy serwisu?
Możesz ustawić automatyczny scenariusz po godzinach oraz voice2email, aby klient zostawił wiadomość.
Co warto dodać w komunikacie, żeby przyspieszyć obsługę?
Wystarczy jedna linia: „prosimy przygotować VIN / numer rejestracyjny lub numer zlecenia” — zależnie od wybranej opcji.
Chcesz uporządkować obsługę telefoniczną w serwisie?
Załóż konto, ustaw IVR i kolejkę do rejestracji, a obsługa telefonu w firmie motoryzacyjnej stanie się sprawna i przewidywalna — także w porannych godzinach szczytu.
Załóż konto Zobacz pakiety #10 i #30
Jeśli chcesz zobaczyć inne branże: zastosowania call center.